ERPNext v16 - Asset (Versi BMP)

Modul Asset di BMP mengelola mesin-mesin produksi (mixing tank 100L/200L, filling machine, capping machine, labeling machine) dan aset pendukung (kendaraan, furnitur, peralatan kantor). Karakter khas BMP: semua mesin dibeli melalui broker/forwarder borongan dengan invoice all-in IDR - tidak ada bea masuk terpisah, tidak ada Landed Cost Voucher. Nilai invoice langsung menjadi nilai perolehan aset dan sistem menghitung penyusutan otomatis.

Peta dokumen:

Chapter 0 - Struktur & Cross-check

0.1 Grup struktur ↔ doctype utama (erpnext/assets/doctype/)

| Grup | Doctype | | Status di BMP | | --- | --- | | --- | | Masters | asset_category, asset_category_account | Adopsi Penuh | | | Aset | asset, asset_finance_book | Adopsi Penuh | | | Depresiasi | asset_depreciation_schedule | Adopsi Penuh | | | Kapitalisasi | asset_capitalization, asset_capitalization_item, asset_capitalization_stock_item | Adopsi Terbatas | | | Pergerakan | asset_movement, asset_movement_item | Adopsi Penuh | | | Perbaikan | asset_repair | Adopsi Penuh | | | Pemeliharaan | asset_maintenance, asset_maintenance_task, asset_maintenance_log | Adopsi Penuh | | | Penyesuaian Nilai | asset_value_adjustment | Adopsi | | | Aktivitas | asset_activity | Adopsi (audit trail) | | | Shift | asset_shift_factor | Tolak (produksi single shift) | |

0.2 Kesimpulan Struktur

Modul Asset di BMP sangat linear dan tidak bercabang:

1. Mesin dibeli via broker → Purchase Invoice → Asset lahir otomatis.
2. Asset punya jadwal depresiasi → scheduler posting JE bulanan.
3. Mesin dipakai → Asset Maintenance (jadwal pembersihan/kalibrasi) + Asset Repair (saat rusak, konsumsi spare part dari Stock).
4. Mesin dipindah (jarang) → Asset Movement.
5. Mesin dijual/di-scrap → Asset disposal via Journal Entry.

Tidak ada: Capital Work in Progress (CWIP) yang kompleks, multi-finance-book, shift-based depreciation, atau asset leasing. UMKM parfum punya 10-30 aset, semuanya dibeli tunai/kredit sederhana, dan disusutkan garis lurus.

0.3 Register Delta v16 (Asset)

1. Asset Capitalization matang - bisa menggabungkan stock item (spare part) + non-stock item (jasa eksternal) + service cost ke dalam nilai aset baru/existing.
2. Asset Repair terintegrasi Stock - repair yang mengonsumsi spare part otomatis menulis Stock Entry + menambah/mengurangi nilai aset.
3. Asset Activity log - setiap perubahan pada aset (purchase, movement, repair, depreciation, disposal) tercatat dalam satu timeline kronologis.
4. Depreciation posting via Journal Entry otomatis - scheduler mengecek asset_depreciation_schedule dan membuat JE tanpa campur tangan manusia.
5. Asset Movement dengan multi-item - satu dokumen movement bisa memindahkan beberapa aset sekaligus (misal: pindahan pabrik).

Chapter A - Masters (Asset Category & Asset)

Mesin apa: kamus "apa saja aset kita dan bagaimana cara menyusutkannya". Asset Category adalah blueprint depresiasi (metode, umur ekonomis, akun GL), sedangkan Asset adalah record individual setiap mesin/peralatan dengan identitas unik, lokasi, dan status.

Perilaku per doctype:

1. Asset Category (erpnext/assets/doctype/asset_category/) - master blueprint. Setiap kategori menentukan:
   • Nama & kode (misal: Mesin Produksi, Kendaraan, Peralatan Kantor).
   • Child finance_books: metode depresiasi (Straight Line / Written Down Value / Manual), useful life dalam tahun/bulan, frequency posting (bulanan), salvage value.
   • Child accounts: tautan ke GL Account - Fixed Asset Account (aset di neraca), Accumulated Depreciation Account (akumulasi penyusutan), Depreciation Expense Account (beban penyusutan di P&L).
   • Perilaku: saat Asset baru dibuat, ia mewarisi seluruh konfigurasi dari Asset Category-nya. Mengubah kategori tidak retroaktif - aset lama tetap memakai parameter saat dibuat (pola yang sama dengan Item Group & Customer Group).
2. Asset (erpnext/assets/doctype/asset/) - record individual per mesin/aset. Atribut penentu:
   • asset_name - nama deskriptif (misal: "Mixer Stainless 200L #01").
   • asset_category - link ke blueprint.
   • location - di mana aset berada (pabrik, gudang, kantor).
   • custodian - siapa yang bertanggung jawab (link ke Employee, opsional).
   • gross_purchase_amount - nilai perolehan awal (dari Purchase Invoice).
   • purchase_date - tanggal beli.
   • available_for_use_date - tanggal mulai dipakai (depresiasi mulai dari sini).
   • status lifecycle: Draft → Submitted → In Use → Sold/Scrapped → Cancelled.
   • Child finance_books: override parameter depresiasi per aset (jika berbeda dari kategori).
   • Perilaku kunci: Asset tidak bisa di-submit manual - ia lahir dari Purchase Invoice/Purchase Receipt dan otomatis berstatus Draft. Submit terjadi saat asset mulai digunakan.
3. Asset Finance Book - child table di dalam Asset: metode depresiasi, useful life, salvage value, frequency. Di BMP, biasanya hanya satu finance book per aset (Straight Line, bulanan). Multi-finance-book (misal: satu untuk pajak, satu untuk manajemen) = kebutuhan enterprise, ditolak.

Lintas domain:

• Asset Category menentukan akun GL yang dipakai saat depresiasi (Accounting Chapter A).
• Asset lahir dari Purchase Invoice/Receipt (Buying Chapter B).
• Asset Repair mengonsumsi spare part dari Stock (Stock Chapter B).
• Custodian link ke Employee (HR - bila nanti ada).
• Location link ke Warehouse (Stock Chapter A) untuk tracking fisik.

Edge case:

1. Mengubah Asset Category setelah aset ada = tidak retroaktif. Aset lama tetap parameter lama. Admin bingung "kenapa depresiasi mesin ini beda dari yang baru?" - jawabannya: kategori diubah setelah mesin lama dibuat.
2. available_for_use_date terlambat diisi = depresiasi tidak mulai, jadwal kosong. Harus ada validasi: aset tidak bisa "In Use" tanpa tanggal ini.
3. Asset tanpa Purchase Invoice (hibah, penemuan aset lama) = bisa dibuat manual via "New Asset" tapi harus ada Journal Entry opening. Ini edge case langka di UMKM.
4. Location kosong = asset tidak terlihat di laporan per lokasi. Default location wajib di-set saat asset dibuat.

Chapter B - Siklus Akuisisi (Purchase → Capitalization)

Mesin apa: momen di mana uang berubah menjadi aset tetap - invoice pembelian mesin di-kapitalisasi menjadi nilai perolehan, bukan dibebankan sebagai expense. Di BMP, siklus ini sangat sederhana karena semua pembelian via broker all-in IDR.

Perilaku per tahap:

1. Purchase Order → Purchase Receipt → Purchase Invoice (dari Buying module):
   • Admin purchasing membuat PO ke broker/forwarder.
   • Mesin tiba → Purchase Receipt (cek fisik oleh tim teknis, bukan QC parfum).
   • Invoice broker diterima → Purchase Invoice.
   • Kunci: di baris PI, admin memilih is_fixed_asset = Yes dan memilih Asset Category yang tepat. Ini yang membedakan "beli mesin" (kapitalisasi) dari "beli bahan baku" (expense).
2. Auto-create Asset dari Purchase Invoice:
   • Saat PI di-submit dengan is_fixed_asset = Yes, sistem otomatis membuat Asset record berstatus Draft.
   • gross_purchase_amount = nilai invoice.
   • purchase_date = tanggal invoice.
   • Asset belum bisa disusutkan sampai available_for_use_date diisi dan statusnya di-submit.
3. Asset Capitalization (erpnext/assets/doctype/asset_capitalization/) - v14+:
   • Digunakan bila ada biaya tambahan setelah pembelian awal yang harus masuk nilai aset (misal: instalasi mesin, upgrade kapasitas, penggantian komponen mayor).
   • Bisa menggabungkan: stock item (spare part dari gudang) + non-stock item (jasa teknisi eksternal) + service cost.
   • Submit = nilai aset bertambah (atau aset baru tercipta jika capitalization_method = Create New Asset).
   • Di BMP: digunakan untuk instalasi mesin baru (biaya broker + instalasi lokal) atau upgrade besar. Tidak untuk maintenance rutin (itu masuk Asset Repair/Expense).
4. Tidak ada Landed Cost Voucher:
   • Karena broker memberi invoice all-in (harga mesin + ongkir + bea + pajak + instalasi = satu angka IDR), maka tidak perlu memecah biaya via LCV.
   • Nilai invoice langsung = gross_purchase_amount.
   • Ini keputusan arsitektural yang menyederhanakan akuisisi aset secara drastis.

Lintas domain:

• PI menulis GL: debit Fixed Asset (neraca), kredit Creditors (Buying Chapter B).
• Asset Capitalization yang mengonsumsi stock item menulis Stock Entry (Stock Chapter B).
• Asset Category menentukan akun GL target (Accounting Chapter A).

Edge case:

1. PI tanpa is_fixed_asset untuk pembelian mesin = mesin masuk expense, bukan neraca. Kesalahan fatal yang menggerus laba tahun berjalan. Mitigasi: training admin purchasing + validasi di PO (jika item group = "Mesin", auto-set flag).
2. Asset Capitalization setelah aset sudah disusutkan = nilai aset naik, jadwal depresiasi harus di-recompute. ERPNext handle ini otomatis (bikin schedule baru dari nilai sisa).
3. Broker tidak memberi rincian biaya (hanya total) = tidak bisa split ke mesin vs instalasi. Di BMP, ini bukan masalah karena semua masuk satu angka. Tapi bila auditor minta breakdown, lampirkan invoice broker sebagai attachment di Asset record.
4. Pembelian mesin bekas = gross_purchase_amount adalah harga beli, bukan harga baru. Useful life harus disesuaikan (misal: mesin baru 10 tahun, bekas tinggal 5 tahun). Ini manual di Asset Finance Book.

Chapter C - Siklus Operasional (Depresiasi, Movement, Repair, Maintenance)

Mesin apa: kehidupan aset setelah dibeli - penyusutan nilai setiap bulan, perpindahan lokasi, perbaikan saat rusak, dan pemeliharaan rutin agar tidak rusak. Ini adalah chapter terpanjang karena mencakup seluruh lifecycle operasional.

Perilaku per doctype:

C.1 Depresiasi (Penyusutan Nilai)

1. Asset Depreciation Schedule (erpnext/assets/doctype/asset_depreciation_schedule/):
   • Dibuat otomatis saat Asset di-submit.
   • Berisi child table depreciation_schedule: satu baris per periode (bulan), dengan kolom: tanggal, nilai depresiasi, akumulasi depresiasi, nilai buku.
   • Perilaku: jadwal ini adalah blueprint - belum ada JE yang ditulis sampai scheduler atau user memicu posting.
2. Posting Depresiasi otomatis via Scheduler:
   • Setiap hari, scheduler mengecek semua Asset yang berstatus "In Use" dan punya jadwal depresiasi.
   • Untuk setiap baris jadwal yang tanggalnya ≤ hari ini dan belum di-posting, sistem membuat Journal Entry:
     • Debit: Depreciation Expense Account (beban di P&L).
     • Kredit: Accumulated Depreciation Account (neraca, mengurangi nilai aset).
   • JE ini tidak bisa di-cancel manual oleh user biasa - hanya via cancel Asset atau reversal khusus.
   • Di BMP: depresiasi Straight Line, bulanan. Contoh: Mixer 200L seharga Rp 100 juta, umur 10 tahun, salvage value 0 → depresiasi Rp 833.333/bulan.
3. Asset Value Adjustment (erpnext/assets/doctype/asset_value_adjustment/):
   • Digunakan untuk revaluasi aset (misal: appraisal ulang, koreksi nilai, impairment).
   • Submit = nilai aset berubah, jadwal depresiasi di-recompute dari nilai baru.
   • Di BMP: sangat jarang dipakai. Mungkin hanya saat audit eksternal menemukan overvaluation. Default: hide dari UI operator.

C.2 Asset Movement (Perpindahan Lokasi)

1. Asset Movement (erpnext/assets/doctype/asset_movement/):
   • Dokumen untuk memindahkan aset dari satu lokasi ke lokasi lain, atau mengganti custodian.
   • Child assets: bisa multi-item (pindahan massal).
   • Submit = update location dan custodian di Asset record + catat di Asset Activity log.
   • Di BMP: jarang dipakai (mesin produksi tidak dipindah-pindah). Tapi berguna saat:
     • Pindahan pabrik.
     • Mesin dipinjam ke cabang.
     • Ganti penanggung jawab (custodian).

C.3 Asset Repair (Perbaikan)

1. Asset Repair (erpnext/assets/doctype/asset_repair/):
   • Dokumen untuk mencatat perbaikan aset yang rusak.
   • Field: asset, failure_date, description, repair_status (Pending → Completed → Cancelled), repair_cost.
   • Integrasi Stock: bila perbaikan mengonsumsi spare part dari gudang (seal, bearing, motor), admin bisa menambahkan child stock_items → sistem otomatis membuat Stock Entry (Material Issue) saat repair di-submit.
   • Pilihan akuntansi:
     • Expense (beban langsung): repair_cost masuk ke akun beban (P&L). Ini untuk perbaikan minor/rutin.
     • Capitalize (kapitalisasi): repair_cost menambah nilai aset (neraca). Ini untuk perbaikan mayor yang memperpanjang umur aset.
   • Di BMP: mayoritas repair adalah expense (ganti seal mixer, ganti nozzle filling). Hanya overhaul besar yang di-capitalize.
2. Asset Activity (erpnext/assets/doctype/asset_activity/):
   • Log otomatis setiap ada perubahan pada aset: purchase, movement, repair, depreciation posting, disposal.
   • Berfungsi sebagai audit trail - "kapan terakhir mesin ini diservis?", "siapa yang memindahkannya?", "berapa total depresiasi sampai bulan ini?"

C.4 Asset Maintenance (Pemeliharaan Rutin)

1. Asset Maintenance (erpnext/assets/doctype/asset_maintenance/):
   • Master rencana pemeliharaan per aset.
   • Child maintenance_tasks: daftar tugas rutin (misal: "Bersihkan tangki mixing tiap 7 hari", "Kalibrasi filling machine tiap 30 hari", "Ganti seal pump tiap 90 hari").
   • Setiap task punya: maintenance_type (Preventive/Calibration), periodicity (Daily/Weekly/Monthly/Quarterly/Yearly), assign_to (Employee), next_due_date.
2. Asset Maintenance Log (erpnext/assets/doctype/asset_maintenance_log/):
   • Eksekusi aktual dari task di Asset Maintenance.
   • Saat tanggal jatuh tempo tiba, scheduler membuat Notification ke user yang ditugaskan.
   • User membuat Log: "Task X selesai tanggal Y, catatan: Z".
   • Di BMP: sangat berguna untuk CPKB compliance - BPOM bisa minta bukti bahwa mesin produksi dibersihkan dan dikalibrasi secara rutin. Log ini adalah buktinya.

Lintas domain:

• Depresiasi menulis Journal Entry (Accounting Chapter A).
• Asset Repair mengonsumsi Stock (Stock Chapter B) dan menulis Stock Entry.
• Asset Maintenance Log bisa jadi bukti audit Quality/CPKB.
• Asset Movement update Warehouse/Location (Stock Chapter A).

Edge case:

1. Depresiasi posting tanpa available_for_use_date = scheduler skip, tidak ada JE. Aset "menggantung" tanpa penyusutan. Mitigasi: validasi saat submit Asset.
2. Asset Repair capitalize vs expense salah pilih = nilai aset salah atau beban salah. Mitigasi: default = expense; capitalize hanya dengan approval Owner/Finance.
3. Asset Maintenance Log tidak diisi = tidak ada bukti pemeliharaan untuk audit BPOM. Mitigasi: Notification otomatis + My Attention alert jika ada task overdue > 3 hari.
4. Asset Movement tanpa lokasi tujuan = aset "hilang" dari laporan lokasi. Mitigasi: field location wajib diisi.
5. Depresiasi manual (bukan auto scheduler) = risiko double-posting jika user klik "Make Depreciation Entry" dua kali. Mitigasi: sistem cek apakah JE untuk periode itu sudah ada.

Chapter D - Reports

Mesin apa: mata dan telinga manajemen aset - menjawab "berapa nilai aset kita?", "berapa penyusutan bulan ini?", "kapan jadwal servis berikutnya?", dan "aset mana yang sudah rusak/terlalu tua?".

Perilaku per laporan:

1. Asset Depreciation Schedule - menampilkan jadwal depresiasi per aset: tanggal, nilai, akumulasi, nilai buku. Filter: per Asset Category, per lokasi, per periode. Ini laporan paling sering dibuka oleh Finance.
2. Depreciation Ledger - rekaman kronologis JE depresiasi per akun/per periode. Mirip GL tapi khusus depresiasi.
3. Asset Register - daftar seluruh aset dengan detail: nama, kategori, lokasi, custodian, tanggal beli, nilai perolehan, akumulasi depresiasi, nilai buku saat ini. Filter: status (In Use/Sold/Scrapped).
4. Asset Maintenance Due - daftar task pemeliharaan yang jatuh tempo atau overdue. Ini laporan operasional harian untuk tim produksi/maintenance.
5. Asset Repair History - riwayat perbaikan per aset: tanggal, deskripsi, biaya, status. Berguna untuk analisis "mesin mana yang paling sering rusak?" dan "apakah lebih murah repair atau beli baru?".
6. Asset Value Adjustment Report - log semua revaluasi aset (jarang dipakai, tapi ada untuk audit).

Lintas domain: membaca Asset (Chapter A), Depreciation Schedule (Chapter C), Asset Maintenance/Repair (Chapter C), GL (Accounting Chapter A).

Edge case:

1. Asset Register tanpa lokasi = tidak bisa filter per lokasi. Pastikan location selalu terisi.
2. Depreciation Ledger tidak match dengan GL = ada JE manual yang menyentuh akun depresiasi. Ini pelanggaran aturan "akun aset hanya boleh ditulis oleh modul aset".
3. Asset Maintenance Due tidak dipantau = mesin tidak diservis, rusak mendadak, produksi berhenti. Mitigasi: integrasikan ke My Attention di Landing Page.

Chapter E - Asset Settings

Mesin apa: ruang policy modul - single doctype yang menentukan perilaku global aset.

Perilaku per policy:

1. Asset Settings (erpnext/assets/doctype/asset_settings/):
   • calculate_depreciation (default ON): mengaktifkan mesin depresiasi otomatis. Jika OFF, aset tidak disusutkan (hanya untuk aset non-depreciable seperti tanah).
   • depreciation_periodicity (default Monthly): frekuensi posting JE depresiasi.
   • asset_received_but_not_billed: akun GL untuk aset yang sudah diterima tapi belum ada invoice (akrual). Di BMP, ini jarang terjadi karena broker biasanya kasih invoice bareng pengiriman.
   • capitalize_asset_in_construction (CWIP toggle, default OFF): mengaktifkan Capital Work in Progress. Di BMP, ini OFF karena mesin langsung dipasang dan dipakai.
   • disposal_account: akun GL default untuk penjualan/scrap aset.
2. Kebijakan BMP:
   • Depresiasi Straight Line, bulanan, untuk semua kategori kecuali tanah.
   • Useful life default per kategori (bisa di-override per aset):
     • Mesin Produksi: 10 tahun
     • Kendaraan: 8 tahun
     • Peralatan Kantor: 4 tahun
     • Furnitur: 8 tahun
   • Salvage value = 0 (asumsi konservatif untuk UMKM).
   • Asset Maintenance wajib untuk mesin produksi (CPKB compliance).

Catatan scope BMP:

1. Adopsi penuh: Asset Category, Asset, Depreciation Schedule (auto-post), Asset Movement, Asset Repair, Asset Maintenance + Log.
2. Adopsi terbatas: Asset Capitalization (hanya untuk instalasi/upgrade besar, bukan untuk WIP kompleks).
3. Tolak: Asset Shift Factor (produksi single shift), multi-finance-book, Asset Leasing, CWIP kompleks.
4. Keputusan desain BMP: depresiasi Straight Line + salvage value 0; Asset Maintenance wajib untuk mesin produksi; Asset Repair default = expense (capitalize hanya dengan approval).

Ringkasan Posisi BMP - Asset