ERPNext v16 - Quality (Versi BMP)

Modul Quality di BMP dirancang dengan filosofi "Thin" (CPKB Compliance Light). Kita memangkas habis lemak birokrasi ISO 9001 (Quality Goal, Quality Review, Quality Action/CAPA) yang hanya cocok untuk pabrik farmasi dengan puluhan staf QA. Fokus BMP murni pada Gerbang Fisik (Hard Gates) untuk meloloskan barang, dan Buku Catatan Deviasi (Soft Gates) untuk mendokumentasikan jalan pintas operasional agar siap diaudit BPOM.

Peta dokumen:

Chapter 0 - Struktur & Cross-check

0.1 Grup struktur ↔ doctype utama (erpnext/quality/doctype/)

0.2 Kesimpulan Struktur & Koreksi Arsitektural

Di Peta Menu BMP Rev3 awal, Non Conformance ditandai sebagai 👁️ Hide. Berdasarkan pendalaman modul Manufacturing (Soft-Gate Mixing & Ageing), status ini dikoreksi menjadi ✅ Tampil. Auditor CPKB tidak menuntut pabrik yang "tidak pernah salah". Mereka menuntut pabrik yang "jika menyimpang dari SOP, penyimpangannya terdokumentasi, beralasan, dan diotorisasi". Non Conformance adalah satu-satunya wadah legal di sistem untuk mencatat deviasi tersebut.

Chapter A - Masters (Templates & Procedures)

Mesin apa: Kamus parameter uji. Karena parfum bukan obat keras, kita tidak butuh uji lab mikrobiologi atau logam berat di dalam sistem. Uji kualitas parfum bermuara pada 3 hal: Indra (Organoleptik), Fisik Mekanik (Kemasan), dan Kesesuaian Visual.

Perilaku per doctype:

1. Quality Inspection Template - Master parameter uji. Di BMP, kita hanya membutuhkan 3 Template Baku:
   • Template A: RM Cairan (Alkohol & Fragrance Oil)
     • Parameter: Aroma (vs Master Sample), Warna, Kejernihan (Clarity), Berat Jenis / Kadar Alkohol.
     • Sifat: Organoleptik & Kimia Dasar.
   • Template B: Packaging Kering (Botol, Cap, Stiker, Box)
     • Parameter: Leak test (botol dibalik), Thread fit (ulir cap presisi), Kualitas cetak stiker, Ketebalan kaca.
     • Sifat: Fisik, Mekanik, & Visual.
   • Template C: FG (Finished Good / Botol Siap Jual)
     • Parameter: Volume cairan (timbangan), Seal tutup (tidak bocor), Kerapian label/stiker, Kebersihan botol.
     • Sifat: Fisik & Visual Akhir.
   • Catatan: Template ini berupa checklist (Accept/Reject per parameter + catatan teks). Tidak ada kalkulasi numerik rumit (seperti sample size AQL statistik) karena skala produksi UMKM.
2. Quality Procedure - Master SOP tertulis (misal: "SOP Mixing Minimal 4 Jam", "SOP Ageing Minimal 7 Hari").
   • Status BMP: Hide dari UI operasional harian. SOP fisik cukup dicetak, dilaminating, dan ditempel di dinding pabrik (visual management).
   • Kegunaan: Disiapkan sebagai dummy master yang bisa diaktifkan (Tampil) sewaktu-waktu jika auditor BPOM meminta bukti digital bahwa sistem memiliki rujukan SOP.

Lintas domain: Template dipasang di Master Item (Stock Chapter A) sehingga saat barang datang/diproduksi, sistem otomatis menarik template yang tepat.

Chapter B - Siklus Transaksi (The 3 Hard Gates)

Mesin apa: Polisi lalu lintas fisik. Quality Inspection adalah dokumen submittable yang bertindak sebagai Hard Gate (Blokir Absolut). Barang tidak bisa berpindah ke gudang tujuan sebelum dokumen ini berstatus Accepted.

Perilaku 3 Gerbang Utama di Pabrik Parfum:

1. Gate 1: RM Masuk (Purchase Receipt)
   • Trigger: Admin gudang membuat PR saat Alkohol/Fragrance Oil datang. Stok mendarat di Quarantine Warehouse.
   • Aksi: Tim QC membuat Quality Inspection merujuk ke PR, menggunakan Template A.
   • Hasil: Jika Accepted, sistem mengizinkan Stock Entry Transfer dari Quarantine ke RM Store. Jika Rejected, barang dikarantina untuk diretur ke supplier.
2. Gate 2: Bulk Selesai Mixing (Stock Entry Manufacture BOM1)
   • Trigger: Operator produksi selesai mixing. Stok Bulk masuk ke Maturing Zone.
   • Aksi: Tim QC/R&D mencicipi/menguji batch Bulk menggunakan Template A (membandingkan dengan Master Reference Sample di lab).
   • Hasil: Jika Accepted, status Batch berubah menjadi Maturing dan jam hitung waktu ageing (SOP 7 hari) resmi dimulai. Batch yang belum di-QC tidak akan bisa dipilih untuk proses Filling.
3. Gate 3: FG Selesai Filling (Stock Entry Manufacture BOM2)
   • Trigger: Operator selesai mengisi, menutup, dan melabeli botol.
   • Aksi: QC melakukan inspeksi fisik acak menggunakan Template C.
   • Hasil: Jika Accepted, stok FG dipindah ke FG Store dan status Batch siap dijual (Available for Sale). Modul Sales (Delivery Note) hanya akan menampilkan batch yang sudah melewati Gate 3 ini.

Lintas domain:

• Membaca Stock Entry dan Purchase Receipt (Stock Chapter B).
• Menentukan apakah Batch boleh dikonsumsi oleh modul Manufacturing (Chapter B) atau boleh dikirim oleh modul Sales (Chapter B).
• Menulis status ke Batch (Stock Chapter C).

Edge case:

1. QC terlambat dilakukan: Barang menumpuk di Quarantine atau Maturing Zone. Sistem akan memunculkan alert di My Attention (Landing Page) untuk QC: "Ada 3 Batch Bulk menunggu persetujuan QC > 24 jam".
2. Inspeksi parsial (Partial Inspection): ERPNext mendukung inspeksi parsial (misal PR 1000 kg, di-QC 500 kg dulu). Di BMP, kebijakan default adalah 100% Inspeksi per Batch untuk menyederhanakan alur dan menghindari stok "setengah halal setengah haram" di satu batch yang sama.

Chapter C - Non Conformance (Rumah Deviasi / Soft Gate)

Mesin apa: Buku catatan "Jalan Pintas Terkendali". Ini adalah pasangan wajib dari Soft-Gate yang kita rancang di modul Manufacturing. Ketika operasional pabrik harus memaksakan diri (misal: kejar tayang pesanan besar), sistem tidak memblokir, tapi memaksa user untuk mengakuinya di sini.

Perilaku doctype:

1. Non Conformance (erpnext/quality/doctype/non_conformance/)
   • Trigger: Diciptakan otomatis oleh sistem (atau manual oleh Supervisor) saat ada pelanggaran SOP yang disengaja.
   • Contoh Kasus 1 (Manufacturing): Supervisor memaksa Filling pada Bulk yang baru berumur 3 hari (SOP: 7 hari). Sistem memunculkan prompt, Supervisor mengisi alasan: "High demand campaign 8.8, kompensasi: pengadukan ekstra 3x sehari". Sistem menautkan catatan ini ke Batch ID.
   • Contoh Kasus 2 (Sales): Retur dari customer dengan alasan Objektif (Botol bocor karena cacat ulir dari supplier kemasan).
   • Field Wajib: Subject (Batch/Item), Description (Kronologi), Corrective Action (Tindakan kompensasi/perbaikan saat itu), Preventive Action (Tindakan agar tidak terulang).

Lintas domain:

• Menjadi "keranjang sampah terkendali" untuk deviasi Manufacturing (SOP Advisory).
• Menjadi titik awal investigasi jika ada Retur Objektif dari Sales (Chapter B).
• Auditor BPOM akan sangat menyukai laporan ini karena menunjukkan Continuous Improvement dan Controlled Deviation.

Chapter D - Reports

Mesin apa: Proyeksi untuk menjaga kesehatan mutu dan kesiapan audit.

1. Batch Quarantine Status - Laporan operasional harian untuk Manajer Pabrik & QC: Menampilkan daftar Batch yang saat ini berstatus QC Pending di Quarantine atau Maturing Zone. Menjawab: "Apa yang harus kita tes hari ini agar pabrik tidak berhenti?"
2. COA Attachment Log - Daftar Certificate of Analysis (COA) dari supplier (terutama IFF, Givaudan, Molindo) yang di-attach di Purchase Receipt. Memastikan tidak ada RM yang masuk ke tangki tanpa dokumen legalitas dari supplier.
3. Deviation Ledger (Non Conformance Report) - Agregasi dari Chapter C. Menampilkan frekuensi deviasi per bulan (misal: "Berapa kali kita memotong waktu ageing bulan ini?"). Jika angka ini tinggi, artinya kapasitas tangki mixing kurang, atau perencanaan produksi (MRP) bermasalah.

Chapter E - Quality Settings

Mesin apa: Single doctype policy untuk modul Quality.

Perilaku Policy:

1. Auto-Create Inspection: Toggle untuk otomatis membuat draft Quality Inspection saat Purchase Receipt atau Stock Entry Manufacture di-submit. (Disarankan ON agar admin gudang tidak lupa).
2. Default Quarantine Warehouse: Menetapkan gudang karantina default untuk setiap barang yang butuh inspeksi.
3. Action on Rejection: Menentukan apakah barang yang ditolak otomatis membuat draft Purchase Return (untuk RM) atau Scrap Entry (untuk FG cacat).

Catatan scope BMP:

1. Adopsi Penuh: Quality Inspection (Hard Gate), Quality Inspection Template (3 Baku), Non Conformance (Rumah Deviasi).
2. Koreksi Peta Menu: Non Conformance naik status dari Hide menjadi Tampil (Wajib) sebagai tulang punggung Controlled Deviation CPKB.
3. Tolak / Hide: Quality Goal, Quality Review, Quality Action (CAPA), Quality Procedure (Hide sampai ada permintaan auditor).

Dokumen ERPNext_v16 - Quality.docx selesai dan tertutup. Modul ini sekarang sangat lean, langsung menyentuh titik nyeri CPKB (Traceability & Gate), dan tidak membebani operator pabrik dengan form ISO yang tidak perlu.

Status Keseluruhan BMP: ✅ Accounting, Inventory, Purchase, Manufacturing, Sales, Framework, Quality. ⏳ Asset (Manajemen Mesin Mixing/Filling & Penyusutan) ⏳ HR (Payroll & Absensi Minimalis)